Notre client, une entreprise renommée dans le secteur manufacturier à Montréal est présentement à la recherche d’un assistant administratif sénior pour un poste permanent.

Sommaire du poste :

L'adjoint administratif principal fournit un soutien administratif et de bureau de niveau avancé, généralement dans une fonction ou un domaine spécialisé, à un groupe assigné, y compris la haute direction. Ce rôle est un membre à part entière de l'équipe dans le soutien de divers secteurs d'activité et des membres clés de notre équipe de direction.

Responsabilités :

• Recueille, compile et examine des données et des informations complexes à inclure dans des rapports et des supports de présentation
• Travaille avec l'équipe assignée pour développer de nouveaux modèles standard pour les activités, les rapports et les présentations du service afin de maximiser l'efficacité et de réduire les délais d'exécution
• Crée, exécute et distribue des rapports périodiques standard et personnalisés. Prépare l'examen / l'analyse de base des rapports et fournit un résumé et / ou des écarts pour faciliter l'examen par la direction
• Tient à jour des fichiers informatiques et/ou papier organisés pour une identification et une récupération facile
• Effectue des tâches administratives, généralement dans une fonction ou un domaine spécialisé, y compris la préparation de documents, de correspondance et de rapports pour les départements assignés
• Rédige et initie la correspondance et les notes de service
• Modifie et vérifie les documents pour la grammaire, l'orthographe et la clarté de l'expression, l'organisation et la conformité aux spécifications de l'entreprise. Prouve l'art ou les graphiques et vérifie que l'art et le texte concordent 
• Répond aux questions par téléphone ou par e-mail de manière indépendante et fournit des informations précises et opportunes ou des conseils techniques
• Saisir des données provenant de diverses sources pour maintenir et mettre à jour diverses bases de données et feuilles de calcul
• Assure l'intégrité des données en vérifiant les entrées et les calculs
• Participe régulièrement à diverses fonctions ministérielles de l'entreprise (ressources humaines, HSE, activités d'approvisionnement)
• Consolide les rapports de dépenses mensuels
• Gérer les calendriers et les horaires de voyage des cadres supérieurs ou des cadres supérieurs
• Travailler en étroite collaboration avec l'adjoint exécutif pour mettre en œuvre des initiatives d'entreprise au sein des groupes d'affaires

Exigences :

• Diplôme d'études secondaires ou GED plus cours spécialisés supplémentaires ou diplôme d'associé ou diplôme dans un domaine connexe
• Au moins cinq ans d'expérience directement liée avec une connaissance approfondie de la fonction, des procédures, de la terminologie et des interrelations du département. Au moins trois ans d'expérience en interne sont préférables
• Doit démontrer des compétences efficaces en communication orale et écrite avec un bon vocabulaire, une bonne grammaire et la capacité de rédiger de manière indépendante des communications écrites de routine. Bonne étiquette téléphonique. 
• Excellentes compétences informatiques avec une connaissance approfondie des logiciels Google. Capacité à développer des feuilles de calcul et à modifier les formats afin de terminer les devoirs et capacité à recommander des améliorations.
• Compétences organisationnelles et de communication supérieures à la moyenne requises pour interagir avec plusieurs contacts internes, externes et exécutifs. Doit démontrer des compétences efficaces en communication écrite avec un bon vocabulaire, une bonne grammaire et la capacité de rédiger de manière indépendante des communications écrites de routine. Bonne étiquette téléphonique. 
• Doit être capable de gérer diverses tâches simultanément et de travailler efficacement avec des interruptions et d'atteindre ou de dépasser constamment les objectifs de production et de qualité. Capacité à gérer des informations ou des problèmes confidentiels ou sensibles.
• Doit démontrer sa capacité à travailler en équipe et sa volonté d'assumer facilement des responsabilités supplémentaires ou nouvelles.
• Capacité à anticiper les besoins des clients et à proposer des solutions proactives
• Bilingue anglais et français un atout